工具测评 — 外贸业务员这样使用滴答清单

编者按：原文刊载于微信公众号「外贸G友团」，作者 门徒内容部，滴答清单君经授权转载。
前段时间，有朋友在门徒圆桌中提问，表示自己每天都忙到脚不沾地，但好像一直都只是在“穷忙”。
譬如，每天给客户回复完邮件后，就不知道应该如何分配自己的时间了。
大多时候都是，市场信息搜集了没一会，就又跑去找客户信息了，结果东一榔头西一棒子地，一天结束之后，又积攒了成堆的工作。
因此，想问问丹牛哥，是否有什么时间管理方面的良策。
自律如丹牛哥（一个用一年时间瘦身 40 斤还顺带戒了烟的奇男子），最后也表示，对抗人性是一件很痛苦的事情，我们必须学会依靠方法和工具。
因此，为了帮助大家解决这个难题，这一次的测评对象，我们特别选择了一款高效的时间管理工具——“滴答清单”。
测
评
测评对象：滴答清单
测评人员：外贸业务员 Jasmine
测评目的：解决时间管理方面的难题
Jasmine 是一名普通业务员，进入外贸这个领域已经有快两年的时间了。
她告诉我们，因为公司规模比较小，人手不足的原因，所以她接收到的任务永远都是五花八门的。
譬如，一会做个报价单；一会寄份样品；一会做个背调；一会又催个款什么的。
为了合理地分配自己的时间，她每天都会坚持用 Excel 表格做工作计划，标明 deadline 和轻重缓急，然后再有条不紊地去进行。
一开始，这种做法确实给 Jasmine 提供了很多的帮助，但时间一长，用 Excel 表格进行时间管理的弊端，也逐渐显露了出来：
1、Excel 表格主要还是依赖于 PC 端的使用，换一台电脑，或者身边没有电脑的时候，表格基本上就瘫痪了；
2、所有的数据都存放在这一份表格中，一旦发生乱码或者数据丢失的情况，就全部归零了；
3、Excel 表格不具备提醒功能，在工作期间，对于大脑的依赖性过强；
4、很难实现团队之间的数据协同，以及工作安排等。
因此，最近这段时间，Jasmine 决定转移阵地，对人气颇高的【滴答清单】来一次试水。
那么，滴答清单是否能够帮助 Jasmine 解决上述的这些问题呢？接下来，就让我们一起拭目以待吧。
1、任务的创建
在 Jasmine 的认知中，作为一款时间管理软件，你本身就必须是简单高效的，否则我也就没有使用的必要了。
因此，合理的任务记录路径应当是：接收到任务——花 10S 记录——继续工作。
但现在市面上的很多时间管理软件，都只支持移动端，无法打通和 PC 端之间的联系。
这样一来，当我们接受到任务时，记录的路径就变成了：解锁手机——打开APP——开始记录——关闭手机——返回电脑工作。
路径一长，不仅耽误的时间变多了，我们在重新进入到先前的工作任务时，也会感觉到比较吃力。
毕竟这个时候，我们的注意力已经被迫进行了转移，想要再次集中就比较困难了。
而让 Jasmine 最为满意的一点是，滴答清单非常人性化地支持 Android、iOS、Web 网页版等多平台实现云同步。
这样一来，Jasmine 就可以在手机、电脑或者平板上，随时随地管理自己的待办事项了。
因此，每天刚到公司，Jasmine 都会登录网页版的滴答清单，根据自己的任务安排，整理出今天的待办事项。
在工作期间，如果有什么临时派送下来的任务，为了避免遗忘，Jasmine 也会利用滴答清单去记录。
譬如，在微信上收到了新的工作任务，担心会被后续的消息淹没，Jasmine 会马上发给滴答清单的公众号，提醒自己后续处理。
而等到自己原有的工作任务全部完成了之后，Jasmine 就可以打开滴答清单的界面，有选择性地处理上述这些事项了。
下班之后，如果在地铁上或者是其他不方便打字的地方，Jasmine 会通过语音输入的方式来创建新的任务。
鉴于滴答清单拥有一套非常智能的时间识别系统，所以，除非你的普通话已经到了人鬼不辨的境界，否则都能被完美地识别出来。
譬如，当前实际时间是下午 10 点，当 Jasmine 创建任务“7 点提醒我起床时”，就会被识别为是第二天早上 7 点。
总而言之，即使你输入的只是一个模糊的时间或者日期，它也会被自动识别为最近有效的一个时间或者日期。
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Jasmine 点评：
在使用滴答清单之前，我其实有尝试过其他的时间管理软件。
但让人失望的是，很多软件打着“高效管理”的幌子，却给使用者设置了各种各样的障碍。
因此，在开始使用滴答清单时，我最关心的其实是它是否足够智能和简单。
在测试一段时间后，我发现它的“用户思维”非常细致，能够考虑到不同场景下的多种任务创建模式，为我带来了很多便捷。
2、任务的分类
如果不对任务进行分类，躺在我们收集箱里的任务就必然会是五花八门歪七扭八的。
因此，针对自己的任务情况，Jasmine 首先将清单分成了【工作】、【学习】和【生活】这三个文件夹。
【学习】负责收集各种干货文章；【生活】负责记忆自己的购物项目；【工作】负责记录所有的待办任务。
这样一来，生活、学习和工作就都变得界限分明了，不会出现工作的时候还在思考，待会下班要去买什么的情况。
但这时候，又出现了另外一个问题：需要完成的工作任务这么多，到底应该如何取舍呢？
为了解决这个问题，Jasmine 又在各个文件夹下，对自己的工作清单进行了分类，譬如开发工作、跟进工作等等。
与此同时，她还给各种任务打上了不同的标签，包括：重要且紧急、不重要不紧急、重要但不紧急、紧急但不重要。
这样一来，从今日待办事项中进行查询时，Jasmine 就能准确地把握每个具体事项的急迫性和重要度了。
除了任务的繁杂外，同样让 Jasmine 感到头痛不已的是，任务的“内涵”永远都不像表面看起来那么简单。
譬如，确认客户的包装物料这一个任务下面，就包括有确认纸箱、说明书、标签等各种各样的工作内容。
使用 Excel 表的时候，为了让整个界面看起来清爽简单一些，Jasmine 只会把最重要的任务都列举出来，至于一些细枝末节就只能忽略不计了。
但这样一来，Jasmine 在完成任务的过程中，就很可能会出现遗漏。
在使用滴答清单后，Jasmine 发现，自己可以在一项大任务下面，设置不同的子任务，按照顺序一步步地走下来后，就不用担心会出 Bug 了。
只不过，在这个过程中，Jasmine 发现了一个不太尽如人意的地方：
当主任务被划分为子任务后，子任务无法再往下继续划分。
这也意味着，我们的任务树状图其实只有四级：文件夹——清单——主任务——子任务。
对于一些操作流程比较复杂的任务，滴答清单目前还无法实现进一步的划分。
Jasmine 点评：
任务的分类其实是比较人性化的一个设计，过往使用 Excel 表格，总会让我有一种万千思绪但就是摸不着头脑的感觉。
现在，输入的任务虽然依旧很多，但都可以被详细地归类，执行起来的时候，也更加有逻辑性了。
对于比较复杂的任务，如果能够实现拆解，在完成的时候也会更加轻松。
只不过，滴答清单不支持对拆分后的子任务再做进一步的拆解，这一点稍微有些限制。
如果这个功能能够进一步完善的话，以后在完成某项任务的时候，就能准确地按照 SOP 进行了。
3、任务的提醒
和普通备忘录相比，滴答清单最大的不同，应当就是它具备强大的提醒功能。
在使用的过程中，Jasmine 发现，滴答清单简直就是一个贴心的小秘书，它会及时提醒自己可能会遗忘或接下来需要完成的任务。
最重要的是，对一个任务，你可以设置多个提醒时间，而且提前提醒的时间还支持自定义设置。
譬如，8 点钟的时候，公司要开一场例会，Jasmine 为了提前准备资料，将任务设置为了“8 点例会，提前 15 分钟准备”。
值得一提的是，滴答清单还支持【倒计时】功能。
在设置中开启后，你能看到，当前距离每个任务的开始时间还有多久。
譬如，当完成了上一项任务后，Jasmine 发现距离下一个任务开始还有 2 小时，自己可以再去完成一些其他的工作。
除此之外，为了实现专注，滴答清单还提供了【番茄计时器】。
在开始一项需要【专注力】的任务时，Jasmine 会利用番茄计时器，把任务分解成半小时左右。
每 25 分钟集中精力工作，然后休息 5 分钟后，再进入下一个番茄时间。
这么做的原因是，帮助自己把精力集中于“当下”，缓解自己对庞大任务的恐惧感；
而且每 30 分钟完成一个小番茄后，就等同于是获得了一次小小的激励，对于训练“专注力”很有帮助。
Jasmine 点评：
使用了一段时间后，我发现滴答清单的提醒功能还是有一些 bug 的。
最明显的一点是，它的提醒不够“强烈”，只是简单地响一声，然后就结束了。
我的建议是，希望它能够像闹钟一样，进行持续不断的振动提醒，直到手动关闭后，才结束，否则忙碌起来的时候，真的很难收到提醒。
4、团队的协同
在 Jasmine 看来，滴答清单最突出的一项功能是，它可以支持任务清单的分享。
在 Jasmine 公司，由于不是所有人都需要使用高级会员功能，所以只有老板一个人开通了会员。
在开通之后，老板把清单共享给了所有员工。
这样一来，共享清单内的所有成员都可以在清单中添加、编辑和删除任务了。
譬如，公司最近需要弄一个营销活动，参与成员有 Jasmine 和其他几名同事。
当 Boss 助理对活动任务进行拆解后，直接就在滴答清单上进行了录入，并设置了完成提醒时间和子任务负责人。
所有项目参与人员，都可以查询并跟进自己需要负责的任务。
而作为老板，则可以清晰地看到每个参与人的任务完成情况，及时地获取反馈，并做出调整。
Jasmine 点评：
我们公司的人数比较少，所以每个人参与的项目数都比较多。
因此，如果只是依靠人脑，或者 Excel 表格来记录，就很容易发生任务的混乱。
但现在，由于滴答清单具备协同功能，以项目为单位，大家都能明确地看到自己的具体目标了。
在执行的过程中，并不需要去翻看各种聊天记录，只需要打开滴答清单，并根据计划来执行。
最终点评
最后，Jasmine 告诉我们，不论是时间管理，还是企业协同方面，滴答清单这款软件都给了她一种非常惊艳的感觉。
虽然没有开通会员，在使用的时候会稍微有一些局限，但 Jasmine 感觉，对于个人来说，免费版的功能就已经够用了。
因此，Jasmine 最后给这款软件的综合打分如下：
易用性：★★★★☆
性能表现：★★★★☆
性价比：★★★★★
系统稳定性：★★★☆☆
适合范围：任务繁杂或者自控力差的人
有需要的朋友，可以在移动端下载滴答清单 APP，或者在网页版搜索【滴答清单】，建议绑定微信和邮箱，使用效果更明显。
最后，本篇文章是我们测评系列的第二弹。
第一期，我们测评了一款客户管理软件，详情请戳《这样做销售管理，团队战斗力提高300%》。
后续，我们还将开启更多款外贸工具的测评，如果你有什么特别推荐的工具，欢迎来留言区告诉我们~
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